Pełnomocnictwo – 6 rzeczy, które warto wiedzieć o tym dokumencie

W dzisiejszym tekście wszystko na temat pełnomocnictw udzielanych w ramach postępowań prowadzonych w oparciu o prawo budowlane. Odpowiemy m.in. na pytania:  kiedy i w jaki sposób ustanowić pełnomocnika? Kto może nim być? Jakie konsekwencje wiążą się z ustanowieniem pełnomocnictwa?

1. Pełnomocnik

W sprawach o pozwolenie na budowę, ale też dotyczących zgłoszenia budowy czy postępowań legalizacyjnych możesz ustanowić pełnomocnika, czyli osobę, która będzie Cię reprezentować w postępowaniu przed organem. Pełnomocnikiem może być jedynie osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Nie może nim być kancelaria prawna czy biuro projektowe. Jako pełnomocnik może występować prawnik, architekt, mąż, żona, syn, córka (o ile są pełnoletni), wujek, sąsiad zza płotu, czy jakakolwiek inna osoba. Pełnomocnikiem możesz ustanowić jedną lub kilka osób.

Jak stanowi ustawa: „W sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.” Jednak w sprawach prowadzonych w oparciu o prawo budowlane, w zdecydowanej większości przypadków organy żądają pełnomocnictwa.

2. Forma pełnomocnictwa

Ustawa kodeks postępowania administracyjnego stanowi:
Art. 33
§ 2. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu
elektronicznego lub zgłoszone do protokołu.
§ 2a. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Najpowszechniejsze nadal pozostaje dołączanie pełnomocnictwa na piśmie. Nie musi mieć ono żadnej szczególnej formy, nie musi też być sporządzone przed notariuszem.

Do akt sprawy musisz dołączyć oryginał pełnomocnictwa lub jego urzędowo poświadczony odpis. Urzędowe poświadczenie odpisu pełnomocnictwa polega na potwierdzeniu, że kopia jest zgodna z oryginałem. Urzędowego poświadczenia odpisu pełnomocnictwa może dokonać notariusz. Przy czym adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.
Ponadto „Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.” Oznacza to, że jeżeli organ ma wątpliwości co do tego, czy osoba udzielająca pełnomocnictwa złożyła własnoręczny podpis, może żądać takiego potwierdzenia. Własnoręczność podpisu może zostać potwierdzona przez notariusza albo przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) – gdy w miejscowości nie ma kancelarii notarialnej.

3. Złożenie / wypowiedzenie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo możesz złożyć na każdym etapie postępowania. Możesz to zrobić wraz z wnioskiem (o pozwolenie na budowę, zgłoszenie itp.), możesz na każdym innym etapie toczącej się sprawy. Podobnie – w dowolnym momencie – możesz wycofać wcześniej złożone upoważnienie. W tym celu wystarczy, że dostarczysz do organu stosowne pismo – oświadczenie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa.

4. Zakres pełnomocnictwa

Z pełnomocnictwa powinno wynikać jaki jest zakres udzielonego upoważnienia. Pełnomocnika możesz upoważnić do prowadzenia wszystkich czynności związanych ze sprawą lub tylko kilku ściśle określonych.

5. Doręczanie pism

Jeśli ustanowisz pełnomocnika, wszystkie pisma dotyczące postępowania będą doręczane tylko temu pełnomocnikowi. Ty nie będziesz otrzymywał żadnej korespondencji. Jeśli ustanowiłeś kilku pełnomocników, pisma będą dostarczane jednemu z nich. Możesz wskazać, który z pełnomocników ma je otrzymywać. Nawet jeśli ustanowisz pełnomocnika, nadal będziesz miał możliwość wglądu w akta sprawy i będziesz mógł składać wnioski, pisma, uwagi dotyczące postępowania itp.

6. Opłata skarbowa

Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej. Obowiązek ten powstaje z chwilą złożenia pełnomocnictwa w urzędzie. Opłatę musisz wpłacić w kasie organu podatkowego lub na jego rachunek. Organem podatkowym w tej sytuacji jest wójt (burmistrz, prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce złożenia pełnomocnictwa. Wysokość opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa wynosi 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa). Powyższe nie dotyczy sytuacji, gdy pełnomocnictwa udzielasz najbliższemu członkowi rodziny: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu – wtedy czynność ta jest zwolniona z opłaty skarbowej.